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ECFIT CRM 操作 FAQ

資料匯入

可檢查原始 Excel 資料中:

  • 會員檔案是否包含「會員 ID」?
  • 訂單檔案是否包含「訂單編號」?
  • 是否當初是用「公式」的欄位:需轉換為「值」
  • 匯入欄位的格式盡量選擇「通用格式」或「文字格式」
  • 匯入時不可有「分頁」
  • 不可有「合併欄位」
  • 欄位不可有「空白」
  • 手機數字中是否有「-」(如 0922-235-689):需移除「-」
  • 欄位內容是否包含「.csv」、「’」?
  • 「日期」相關的資料格式,只要是符合 yyyymmdd 即可,像是  yyyy/mm/dd 或 yyyy-mm-dd 系統都可辨別
  • 若需在匯入會員資料時一併匯入標籤,標籤需在 excel 同一格內,彼此以半型逗號「,」區隔

匯入會員名單時,建議若原始檔案中沒有包含到會員的「會員 ID」,可以以會員的電話號碼作為「會員 ID」欄位,方便系統識別每位會員。另也建議,若原始檔案中沒有包含到會員的「註冊日期」,可以會員的「交易日期」替代。

可檢查原始 Excel 資料中:

  • 匯入期間欄位配對時,是否有誤配對狀況
  • 標籤欄位中,各標籤中是否有用半型「,」隔開
  • 欄位格式是否為「文字」?
  • 欄位內容是否包含「.csv」、「’」?

可檢查原始 Excel 資料中:

  • 是否當初是用「公式」的欄位:需轉換為「值」
  • 欄位原本即為「空白」
  • 手機數字中是否有「-」(如 0922-235-689):需移除「-」

若以上皆無,可與專責的業務聯絡處理喔。

會員資料匯入時,若匯入的會員在資料庫內已有數據,會需要在匯入前先決定對這些重複資料會員的處置方式。

  • 若選「保留」,則系統會保留舊有資料,新資料中有重複的會員將不會匯入。
  • 若選「取代」,則系統會在該會員的 Email、會員 ID、手機號碼三項關鍵 Key 值都相同情況下,用新資料覆蓋舊有會員資料。若三者中有一項不同,則系統會視其為新的會員,為其新增一個會員欄位。

一般建議選擇取代。

標籤資料與會員資料較為不同。目前會員資料匯入系統時,新舊資料只能擇一保存。但標籤資料除了「保留」、「取代」外,還多了一個「合併」的選項。

  • 「保留」意指保留舊有標籤,新標籤不匯入
  • 「取代」意指新標籤會完全取代舊標籤,舊標籤會被移除。
  • 「合併」意指新舊標籤會執行合併,兩者並存。

一般狀況下,會建議選取「合併」,以確保資料完整性。

系統換入資料後約 5-10 分鐘內會執行重複資料的合併。因此剛匯入完成的 5-10 分鐘內,同一會員有重複欄位為正常現象。

若超過 10 分鐘資料仍未合併,則需檢查該會員的 Email、會員ID、手機號碼三項數字與現有資料是否完成相符。因系統在「取代」情況下,會在該會員的 Email、會員ID、手機號碼三項關鍵 Key 值都相同情況下,才會用新資料覆蓋舊有會員資料。若三者中有一項不同,則系統會視其為新的會員,為其新增一個會員欄位。

多重名單篩選

時間篩選有固定格式,首先,「年-月-日」的格式是「20XX-01-05」。篩選運算子方面,因為從數學邏輯上,6 月 6 號比 6 月 5 號來得大,所以若想要選 6 月 5 號之後的日期,就必須要選「大於或等於」。

雖然篩選條件設定一樣,但由於模式一、模式三的系統篩選規則不同。因此兩者篩選出的結果數量並不會完全相同。

「模式一、依據交易紀錄」僅篩選「交易」紀錄中,符合篩選條件的交易內容;「模式三、會員&交易紀錄」則會篩選同時在「會員」及「交易」紀錄中符合條件的名單。因此,兩者篩選結果的數量不同,有以下兩種原因。

  • 如果交易紀錄的訂購人檔案,沒有匯入到會員名單內,則在模式三,該筆資料並不會被篩選出來。造成模式三篩選結果數量小於模式一。
  • 如果先前匯入「會員資料」時,資料重複選擇「保留」,會讓同一位顧客同時擁有多筆會員資料,因此篩選時,會讓模式三符合條件的名單數量會大於模式一。

SMS:
新增:新增手機(群組)
重複:群組內已有此手機
錯誤:手機不符,無法建立
EDM、LINE:
新增:從未發送過 EDM(名單、群組建立)
更新:之前有發過 EDM(已有名單,群組建立)
重複:群組內 email 重複(已有名單、群組內已有此 email)
錯誤:email 不符,無法建立

由於 ECFIT 系統會在匯出完成後,自動再檢查一次資料狀況。此時若系統同時間執行的排程較多,可能會因排程尚未執行完成,而顯示為「錯誤」、「等待中」的情況。

若發覺匯出後工作排程狀態顯示「錯誤」,可以先至匯出名單的目的地,檢查名單是否已成功匯入。然而,若發覺名單未成功匯入 EDM、SMS 或 LINE 等名單目的地,則可能為匯出過程發生錯誤,請聯繫客服或所屬業務,我們會盡快協助處理喔!

會員名單與交易紀錄管理

關鍵字搜尋為模糊搜尋,只要搜尋字詞中有包含到該文字就會被搜索出來。例如,假設標籤為「尺寸/XS」,則搜尋「尺寸」、「XS」、該標籤都會被帶出來,但搜尋「尺寸XS」,則不會出現。

進入「相關設定」中,選擇「清除資料」可清除整批會員名單、交易紀錄或標籤等。

進入系統「會員管理」→「會員名單管理」,裡面可查看品牌所有匯入的會員資料。若須檢視特定會員的細節資訊,僅需搜尋該名會員姓名後,點擊該名會員欄位即可。可記錄資料欄位包含:

  • 會員姓名、性別、生日、電話等 18 個預設會員資訊欄位。
  • 該會員歷史交易紀錄
  • 該會員 EDM 歷史開信紀錄
  • 聯繫紀錄:可記載該會員的客服聯絡資訊

進入系統「會員管理」→「會員名單管理」,點選畫面右方的「會員名單匯出」,可一次性匯出所有會員資料喔!匯出的檔案,包含所有欄位,目前暫無法指定匯出欄位。

標籤

建議可先檢查看看,當時上標籤時,是使用模式一、模式二還是模式三?

模式一為「依據交際紀錄」篩選,因此在模式一新增的標籤,要到「交易紀錄管理」功能中查詢。

同理,模式二新增的訂單,要到「會員名單管理」中查詢。

若想要將消費紀錄相關標籤加到會員資料庫中,可以使用模式三進行資料篩選與上標籤。就可以將標籤同時上到會員名單與交易紀錄中。

進入「相關設定」中,選擇「清除資料」可清除整批會員名單、交易紀錄或指定標籤等。

  • 發送 EDM、簡訊後,進入「EDM/ SMS 發送紀錄」中,點擊進入要蒐集的該封信件發送紀錄中。在畫面中下方區塊,有該則訊息的(開信和)連結點擊紀錄。該區塊左上方則為標籤新增功能。

匯入資料時可一併匯入「標籤」欄位。格式是把所有要新增的標籤放在同一格中,標籤間彼此用半型逗號「,」隔開即可。

標籤篩選模式為模糊搜尋,只要標籤中有包含到該文字就會被搜索出來。例如,假設標籤為「尺寸/XS」,則搜尋「尺寸」、「XS」、該標籤都會被帶出來,但搜尋「尺寸XS」,則不會出現。

自動行銷管理

RFM 為最近消費間隔(Recency)、消費頻率(Frequency)、消費金額(Monetary)的簡稱。目的是透過消費者的購買次數、購買金額與活躍度計算顧客價值,用來進行 VIP 封層管理與自動化的行銷操作。

其中,ECFIT RFM 的 M,為篩選消費時間內的「個人累計消費金額」而非「客單價」。

NES 智慧標籤每次計算前都會先移除一次現有標記,重新計算每個會員的活躍狀況後加上新的 NES 狀態標籤,因此不會累加重複。

簡訊發送

通常簡訊收到亂碼原因是我們使用了系統無法判讀的字元,包含特殊符號(例:°)、表情符號等。因此建議簡訊以中英文字為主,不能含有特殊符號或表情符號。

發送的簡訊內文有包含連結時,需要使用 ECFIT 的短網址功能協助縮網址,系統才能追蹤到後續每位顧客的點擊情況。

若已使用 ECFIT 短網址,發送後仍沒有記錄到點擊情況,請檢查短網址後面的動態網址「{%HI%}」是否有被誤刪的情況,若動態網址被刪掉了,系統便無法偵測每位顧客的點擊情況。

若發現簡訊裡的網址後方文字都被一併帶到超連結,只要先在連結後面再空一個半形空格,再繼續新增文字即可文字。

經由 ECFIT 縮址後,包含動態網址在內固定共 30 個字元。

簡訊發送失敗的門號系統不扣點。系統會在約 3-4 天後自動回補點數。

可能原因有上傳的顧客姓名中有無法判別的符號(如引號「」),若不確定原因請聯絡業務人員。

造成為發送的原因可能是首次發送失敗,系統正在嘗試重複發送中。若 8~24 小時內仍無法成功發送,狀態會轉為「無法投遞」。

造成無法投遞的原因可能是對方的簡訊收件夾已滿,或系統無法於 8~24 小時內重複發送…等問題。

EDM 發送

測試環境下試發送 EDM 時,寄件人需選擇「預設寄件人」。這是因為在測試環境下,我們並未驗證貴公司的郵件地址,因此若選擇貴公司的郵件地址做寄件人,會造成發送失敗的情形。

開信、點擊等響應標籤會新增到「會員名單管理」裡面,若上標籤後無法在會員名單管理中找到,可以檢察該批發送名單,是否已在系統中建立會員資料。

拒收 = email 伺服器認定為有害或垃圾信,拒絕收信。
退回 = 送不到用戶信箱,原因如信箱有誤或信箱已滿。
投訴 = 用戶點選信箱介面右方,選單裡面的「封鎖」

其他問題?歡迎與我們聯絡諮詢