電子發票基礎認識

先談談發票吧!


大家比較常使用的發票格式為手寫二聯、手寫三聯、以及收銀機二聯式發票。所謂的「聯」可以解釋為提供幾分正本證明文件;二聯式的通常用在 B2C 交易,因為是營業人(賣家)跟買受人(買家)各持一聯作為交易憑證。而當買受人也是營業人時,他也會需要一聯作為證明他採購了這個物品需要報帳使用時,就會要求賣家使用三聯式的發票,讓他可以有多一聯拿去報稅使用。

當然我們都知道,收銀機二聯式發票只要打了統一編號,一樣是可以作為交易憑證拿去報稅使用。而這個二聯式發票店家依然是需要有留存聯。

二聯及三聯式發票紙本都需要跟國家申購,二聯式收銀機發票更具有特殊墨水的特性以防有仿冒造假。

電子發票就沒有「聯」的問題,他是自有一個體制的發票類型,因為每次交易在 48 小時內都必須要上傳財政部,所以所謂的留存聯,就變成了電子留存檔,上傳到財政部留存不再需要實體的紙本作為留存。

電子發票的特性

B2B vs B2C 電子發票

電子發票有分成 B2B 及 B2C 兩種的格式,目前 ECFIT 服務僅提供 B2C 電子發票的上傳格式,因為 B2C 電子發票就如同上面提到的二聯式收銀發票,只要登打上統一編號,一樣是可以做為交易憑證的。

B2B 電子發票您在完成電子發票資格申請後,是可以直接利用財政部的電子發票整合服務平台進行開立及交換,目前僅有少數的公司使用 B2B 電子發票,而大部分使用此格式的公司都有申請加值中心資格,您可以在他們的平台中直接開立電子發票,而不需要經過  ECFIT 。如果您有使用 B2B 電子發票,需要進一步了解做法都可以洽詢我們。

電子發票就不用印出嗎?

電子發票原則上可以不需要列印,但是為大家歸納要以下要列印的情況:

  • 消費者索取電子發票:當消費者表示要索取發票時,就必須要列印給消費者。
  • 發票買受人為營業人:當發票有輸入統編時,就必須要列印給買受人。
  • 發票中獎:當發票兌獎後為中獎發票,就必須要通知中獎人並且列印此發票給他。

您可以選擇每一次筆交易都列印電子發票,或是只列印寄送需要寄送的發票。列印設備可以向 ECFIT 採購,我們可以為您進行設定以及指導如何使用,耗材部分可以直接採購財政部認可的感熱紙即可。

如果買受人為營業人,有打統一編號,但他表示不須列印發票給他只要有檔案即可,那一定要列印嗎?

依據106 年 1月 12 日更新發布的電子發票實施作業要點,第五章第18項:

交易相對人得以下列方式之一接收電子發票或電子發票銷貨退回、進貨退出或折讓證明單:

(一) 指定整合服務平台、加值服務中心或自有之電子發票系統作為接收系統,並由系統自動 回復已同意接收之訊息。
(二) 於整合服務平台、加值服務中心或自有之電子發票系統設定逐筆或批次接收,並由回復 已同意接收之訊息。
(三) 使用載具索取電子發票。
(四) 未能以前三款方式接收者,取得開立人提供之電子發票證明聯或電子發票銷貨退回、進 貨退出或折讓證明單證明聯。

由於一般俗稱的【打編號電子發票】並非經由整合服務平台或同一個加值中心進行自動逐筆或批次接收,除非以載具進行索取,否則適用第四項,需列印出證明聯。若兩方協定由買受人自行列印,可以自行從ECFIT後台進行電子發票圖檔取得。

但若委託 ECFIT 進行代印代寄,我們無法判斷哪些是您協定不須列印,批次作業亦沒有辦法替您進行人工跳過及審查,要請您自行處理發票列印事宜。

如果消費者有提供載具或填寫愛心碼,這樣的電子發票是不需要列印的。

填寫載具或愛心碼的電子發票可以作廢,但是無法再進行索取紙本電子發票,同時也不需要再幫有載具或愛心碼的這些發票進行對獎了,就算是中獎了也不需要幫他列印。載具跟愛心碼的意義是這張電子發票的「歸屬」,既然已經歸屬於載具,或已經捐贈給慈善單位,就不再歸屬於加值中心。

電子發票對獎會在單月的 28 日進行, ECFIT 會為您進行對獎。

為什麼電子發票只能列印一次?

電子發票的紙本叫做電子發票證明聯,證明聯的正本只能被列印一次,副本可以被列印很多次都沒有關係,對於一般消費者來說,沒有打統編的電子發票證明聯正本是兌獎的依據,如果可以一直重複列印恐怕有重複兌獎的弊端產生,所以 ECFIT 統會綁定您只能列印一次電子發票證明聯正本,當正本列印過後您還是可以列印副本。

編按:2017/08/23 新增電子發票取消列印功能,若正本因故損毀,需要再次列印正本,商家可以在 ECFIT電子發票後台,進行單筆發票取消列印紀錄,即可再次列印正本。

為什麼電子發票沒有地方打抬頭?

電子發票的格式規範是固定的,目前財政部所規定的「格式一」並沒有抬頭的選項。如果您一定須要登打抬頭,可以參考 106 年版本的電子發票實施作業要點中針對電子發票列印格式規範的「格式二」自行製作 Word 檔案列印寄出即可。

電子發票是最適合電商的發票類型,因為可以直接以交易資料進行發票開立!

本文章由艾絲資訊提供,保留全部權利,禁止轉錄、節錄、轉述。

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *